Gazeta Podatkowa nr 76 (1430) z dnia 21.09.2017

Rozliczenia po zakończeniu umowy najmu

Prowadzenie działalności gospodarczej w wynajmowanym lokalu wymaga odpowiedniego ustalenia w umowie kwestii, które mogą znacząco wpłynąć na opłacalność takiego rozwiązania, chodzi m.in. o możliwość zmiany wysokości czynszu czy rozliczenia kosztów ponoszonych na adaptację i remonty w lokalu. Istotne jest także rozliczenie ewentualnych zaległości czynszowych.

Umowa najmu nieruchomości zawarta pomiędzy przedsiębiorcami zazwyczaj ma formę pisemną. Z obowiązujących przepisów wynika bowiem, że umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. Dlatego przygotowując treść umowy strony powinny zadbać o należyte zabezpieczenie ich interesów i ustalenie w treści kontraktu.

Zaległość czynszowa

Oprócz zakończenia stosunku najmu z uwagi na upływ okresu, na jaki została zawarta lub rozwiązania umowy zawartej na czas nieokreślony z uwagi na upływ okresu wypowiedzenia złożonego przez jedną ze stron, przyczyną rozwiązania umowy mogą być także zaległości w zapłacie czynszu. Ustawowa regulacja terminów wypowiedzenia najmu zawarta jest w art. 673 § 2 Kodeksu cywilnego, jednak znajduje on zastosowanie jedynie jeżeli strony w umowie inaczej nie uregulowały terminów wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieoznaczony. Natomiast w przypadku umów zawartych na czas oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie.

Rozwiązanie umowy najmu bez zachowania okresu wypowiedzenia jest natomiast możliwe w sytuacji, gdy najemca zalega z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności, a wynajmujący uprzedzi najemcę na piśmie, udzielając mu dodatkowego terminu miesięcznego do zapłaty zaległego czynszu. W sytuacji gdy najemca zalega z zapłatą czynszu, niezależnie od regulacji zawartych w umowie, wierzyciel może zastosować ustawowe prawo zastawu na rzeczach najemcy wniesionych do najmowanej nieruchomości. Polega ono na tym, że wierzyciel może uniemożliwić najemcy wyniesienie ruchomości (np. wyposażenia lokalu, komputerów, dokumentów) i zabezpieczeniu ich na własne niebezpieczeństwo. Zrealizowanie prawa zastawu na rzeczach najemcy wynika z art. 670 § 1 Kodeksu cywilnego i nie wymaga wcześniejszego uprzedzania o nim najemcy.

W umowie najmu lokalu użytkowego warto przewidywać także kaucję na zabezpieczenie roszczeń z tytułu nieuiszczonego czynszu i zniszczeń w lokalu, bowiem w przypadku zwłoki w zapłacie umożliwia ona rozliczenie poprzez potrącenie należności z kaucji.

Zmiana czynszu

W przeciwieństwie do najmu lokali mieszkalnych najem lokali użytkowych nie jest przedmiotem odrębnej regulacji ustawowej, która zawiera przepisy chroniące najemcę (ustawa o ochronie praw lokatorów...). Dlatego, aby wyeliminować ryzyko nagłego wzrostu czynszu w długotrwałych umowach najmu, warto uregulować problem zmiany stawek czynszu w trakcie trwania najmu. Nie ma bowiem żadnych przeciwwskazań, aby w umowie najmu zarówno zawartej na czas oznaczony, jak i na czas nieoznaczony ustalić nie tylko wysokość czynszu, ale zasady jego zmiany.

Jeżeli z treści umowy najmu nie wynika wyłączna możliwość dokonania zmiany wysokości czynszu na zasadach określonych w umowie, w zależności od decyzji wynajmującego może on skorzystać z możliwości wynikającej z art. 685¹ K.c. Zgodnie z tym przepisem wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego. Co prawda najemca nie ma obowiązku wyrażenia zgody na wypowiedzenie dotychczasowej wysokości czynszu, jednak alternatywą dla akceptacji nowej stawki jest rozwiązanie stosunku najmu. Dlatego bardzo istotne jest, aby kwestie dotyczące zmiany wysokości czynszu były określone w pierwotnej umowie najmu.

Rozliczenie nakładów

Wynajmowanie lokali na cele prowadzenia działalności gospodarczej bardzo często związane jest z koniecznością przystosowania ich do określonego przedmiotu działalności. W praktyce oznacza to, że najemca inwestuje w najmowany lokal przeprowadzając w nim określone prace. O ile na etapie zawierania umowy kwestia ta nie wywołuje problemów, choć pożądane jest wskazanie w umowie celu, na jaki wynajmowany jest lokal i uzyskanie zgody wynajmującego na przeprowadzenie przez najemcę określonych w umowie prac, to zagadnienie zwrotu wydatków (nakładów) poniesionych przez najemcę na lokal jest zarzewiem bardzo wielu sporów sądowych. Aby ich uniknąć, strony, jeszcze na etapie negocjowania warunków umowy najmu, powinny określić zasady rozliczania nakładów wniesionych przez najemcę. Można tego dokonać np. poprzez wskazanie, iż wynajmujący zwróci najemcy określoną w umowie kwotę. Strony mogą także wyłączyć w umowie możliwość dochodzenia przez byłego najemcę nakładów na najmowaną nieruchomość. W przypadku gdy kwestia zwrotu nakładów na nieruchomość nie zostanie rozwiązana w umowie najmu, zastosowanie znajdzie art. 676 K.c. Jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego. Zatem w przypadku zakończenia stosunku najmu wynajmujący będzie musiał zdecydować, czy zatrzymać ulepszenia za zapłatą ich wartości, czy żądać od najemcy przywrócenia stanu z momentu przekazania mu lokalu. W przypadku zatrzymania ulepszeń przez wynajmującego, w postępowaniu przed sądem przy udziale biegłego określa się wartość ulepszeń.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.)