Służbowe wyjazdy zleceniobiorcy

Obecne warunki pracy powodują, że podróż służbową odbywają nie tylko osoby zatrudnione na etacie. Coraz częściej spotyka się też osoby wykonujące umowę zlecenia w "terenie", czyli odbywające podróż służbową. Począwszy od sierpnia br. od zwrotu kosztów takiej podróży nie trzeba już naliczać zleceniobiorcom składek ZUS.

1. W zawartej ze zleceniobiorcą umowie zlecenia zamieściliśmy zapis, że będziemy dokonywali zwrotu ewentualnych kosztów związanych z wykonywaniem zlecenia w innej miejscowości, niż stałe miejsce świadczenia pracy. W tym miesiącu, oprócz wynagrodzenia za sierpień br., zleceniobiorcy zwrócimy również koszty noclegu. Czy kwotę zwrotu powinniśmy oskładkować?

Począwszy od 1 sierpnia 2010 r. w stosunku do przychodów zleceniobiorców należy stosować zwolnienia ze składek wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej regulującego szczegółowe zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.), zwanego rozporządzeniem składkowym. Wynika z niego, że diety (oraz inne należności) z tytułu krajowej podróży służbowej są zwolnione ze składek ZUS. Zwolnienie z oskładkowania funkcjonuje jednak do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 ze zm.). Takie zwolnienie ze składek wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego.

Jeśli zleceniodawca zwróci zleceniobiorcy koszty noclegu na podstawie rachunku lub faktury (np. na podstawie rachunku za nocleg w hotelu), wówczas od kwoty zwrotu nie należy naliczać składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Natomiast w przypadku gdyby zleceniobiorca nie przedłożył rachunku za nocleg, a zleceniodawca dokonał zwrotu kosztów z tego tytułu np. w postaci ryczałtu, aby ustalić kwotę podlegającą zwolnieniu ze składek ZUS, należy sięgnąć do przepisów wspomnianego wcześniej rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Wynika z nich, że pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg (w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie) przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Przysługuje on wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21⁰⁰ i 7⁰⁰. Obecnie ryczałt ten wynosi 34,50 zł.

Od ryczałtu za nocleg wypłaconego zleceniobiorcy do takiej wysokości zleceniodawca nie powinien naliczać składek ubezpieczeniowych.

2. Osoba wykonująca w naszej firmie kontrakt menedżerski odbywa niekiedy zagraniczne podróże służbowe celem nawiązania współpracy z firmami spoza kraju. Oprócz wypłacanego menedżerowi wynagrodzenia, firma zwraca mu też wydatki poniesione z tytułu tych wyjazdów (m.in. na bilety lotnicze, wyżywienie). Czy od kwoty zwrotu powinniśmy naliczyć mu składki ZUS?

Dla celów ubezpieczeniowych menedżer traktowany jest jako zleceniobiorca. Oznacza to, że od wynagrodzenia wypłacanego mu z kontraktu należy naliczać składki ZUS na zasadach obowiązujących przy umowie zlecenia.

Zwracane zleceniobiorcom koszty związane z odbytą zagraniczną podróżą służbową obecnie nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego). Dlatego od zwracanych menedżerowi wydatków związanych z zagraniczną podróżą służbową, firma nie powinna naliczać składek.

Należy jednak podkreślić, że zwolnienie ze składek ZUS wypłacanych należności związanych z zagraniczną podróżą służbową funkcjonuje do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Zwrot omawianych świadczeń w przypadku podróży zagranicznej będzie zwolniony z oskładkowania do wysokości następujących limitów:

z tytułu kosztów wyżywienia - do wysokości diety obowiązującej dla docelowego państwa podróży (wysokość stawki diety za dobę podróży służbowej zależy od państwa, do którego odbywana jest podróż),
z tytułu kosztów przejazdu - do wysokości ceny biletu określonego środka transportu (tutaj: samolot).

3. Jeden z naszych zleceniobiorców odbył własnym samochodem krajową podróż związaną z wykonywanym zleceniem. Zamierzamy zwrócić mu koszty tej podróży. Zwrot nastąpi w formie "kilometrówki". Czy od kwoty tego zwrotu powinniśmy naliczyć składki ZUS?

Zwrot kosztów używania przez zleceniobiorcę prywatnego samochodu stanowi dla niego przychód z tytułu wykonywania umowy zlecenia. Od 1 sierpnia br. przychód ten jest zwolniony ze składek ZUS do wysokości określonej w przepisach dotyczących krajowych podróży służbowych pracowników sfery budżetowej, czyli do wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może jednak być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych… (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.) - patrz: tabela.

Stawka dla samochodu osobowego	Stawka (w zł)
o pojemności skokowej silnika do 900 cm³	0,5214
o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³	0,8358

Zatem kwota wypłaconego zleceniobiorcy zwrotu kosztów używania przez niego własnego samochodu nie będzie podlegała składkom ZUS, jeżeli nie przekroczy limitu ustalonego w przepisach wymienionego rozporządzenia.