Gazeta Podatkowa nr 80 (1642) z dnia 7.10.2019

Operacje księgowe dotyczące leasingu

Jednostki zawierają umowy leasingu, w oparciu o które odpłatnie wykorzystują na potrzeby prowadzonej działalności przedmioty należące do finansującego. Sposób ujęcia w księgach rachunkowych korzystającego operacji dotyczących leasingu zależy przede wszystkim od tego, czy dla celów bilansowych umowa leasingu zostanie zakwalifikowana jako leasing operacyjny, czy finansowy.

Klasyfikacja umowy leasingu

W ustawie o rachunkowości nie określono definicji leasingu. Zgodnie z art. 10 ust. 3 tej ustawy w sprawach nieuregulowanych jej przepisami, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować m.in. krajowe standardy rachunkowości. Szczegółowe przepisy dotyczące leasingu zawarto w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 5 "Leasing, najem i dzierżawa" (KSR nr 5 - Dz. Urz. Min. Fin. z 2018 r. poz. 77). Umową leasingu jest umowa leasingu nazwana w Kodeksie cywilnym, a także każda inna umowa zawarta na czas oznaczony, na mocy której jedna ze stron (finansujący), oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków drugiej stronie (korzystającemu) przedmiot leasingu, którym są składniki aktywów, np. nieruchomości, urządzenia, maszyny, środki transportu, wartości niematerialne i prawne. Jak wynika z pkt 3.1 KSR nr 5, umowami leasingu są również nazwane w Kodeksie cywilnym umowy najmu i dzierżawy, zawarte na czas oznaczony. W zakres umowy leasingu mogą również wchodzić dodatkowe (zależne) świadczenia związane z przedmiotem leasingu, jak np. utrzymanie lokali w stanie zdatnym do użytku (m.in. ogrzewanie, oświetlenie, woda, funkcjonowanie wind, utrzymanie czystości, ochrona) lub zapewnienie serwisu technicznego, oddanych w leasing maszyn i urządzeń. Okres leasingu wynosi co najmniej 12 miesięcy.

W celach bilansowych umowa leasingu może zostać zakwalifikowana jako leasing operacyjny lub finansowy. Jeśli zawarta przez jednostkę umowa leasingu spełnia choć jeden warunek wskazany w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości, to dla celów bilansowych jest to leasing finansowy. W przypadku gdy umowa nie spełnia żadnego z wymienionych w tym przepisie warunków, jest kwalifikowana jako leasing operacyjny.

Stosowanie uproszczenia

Jednostki mogą stosować ułatwienie polegające na kwalifikowaniu umowy leasingu dla celów bilansowych według zasad obowiązujących dla celów podatkowych. Wówczas, jeśli umowa leasingu dla celów podatkowych uznana została za leasing operacyjny, a spełnia chociaż jeden warunek wskazany w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości, na potrzeby rachunkowości może także zostać zakwalifikowana jako leasing operacyjny. Jak stanowi art. 3 ust. 6 ustawy o rachunkowości, uproszczenie takie mogą stosować jednostki, które za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

1) 25.500.000 zł - w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

2) 51.000.000 zł - w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

3) 50 osób - w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Z tego ułatwienia nie mogą korzystać podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 1e pkt 1-6 ustawy o rachunkowości. Uproszczenie to może być stosowane, o ile nie wpływa negatywnie na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki. Poza tym odpowiedni zapis w tej sprawie należy zawrzeć w zasadach (polityce) rachunkowości.

Trzeba mieć na uwadze, że jeśli w trakcie trwania umowy leasingu korzystający utraci prawo do stosowania uproszczenia, wcześniej zawarte umowy należy dla celów bilansowych przekwalifikować na umowy leasingu finansowego.

Leasing finansowy

Jeśli jednostka zakwalifikowała umowę leasingu jako leasing finansowy, oddany jej do używania przedmiot leasingu ujmuje w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Wartość początkową tego składnika aktywów stanowi odpowiednik ceny zakupu, którą ustala się jako niższą spośród:

a) wartości rynkowej przedmiotu leasingu, ustalonej na moment rozpoczęcia leasingu lub

b) wartości bieżącej opłat leasingowych, ustalonej za pomocą stopy procentowej leasingu lub stopy procentowej korzystającego.

Na zwiększenie wartości początkowej przedmiotu leasingu wpływa opłata za zawarcie umowy oraz poniesione przez korzystającego bezpośrednie koszty zawarcia umowy, montażu, fundamentów, przystosowania, ulepszenia i inne podobne.

W księgach rachunkowych przyjęcie do używania środków trwałych - przedmiotów umowy leasingu - można ująć na podstawie dowodu "OT - Przyjęcie środka trwałego" zapisem:

- Wn konto 01 "Środki trwałe",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z leasingodawcą - z tytułu przedmiotu leasingu).

Od przedmiotu leasingu finansowego korzystający dokonuje odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych określonych w art. 32 i 33 ustawy o rachunkowości. Jeżeli umowa nie przewiduje, aby korzystający uzyskał na moment zakończenia okresu leasingu tytuł własności przedmiotu umowy, to powinien on zostać w całości zamortyzowany przez okres leasingu lub okres ekonomicznej użyteczności (gdy byłby on krótszy od okresu leasingu). Z kolei w sytuacji gdy umowa przewiduje, że po jej zakończeniu korzystający uzyska tytuł własności przedmiotu leasingu (bez dodatkowej opłaty lub za opłatę końcową), dany składnik aktywów amortyzuje się przez okres jego ekonomicznej użyteczności, zgodnie z zasadami amortyzacji stosowanymi do podobnych własnych składników aktywów.

Wzór dowodu OT dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Rachunkowość.

Ewidencja księgowa odpisów amortyzacyjnych od przedmiotu leasingu zaliczonego do środków trwałych może przebiegać zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Amortyzacja) lub konto w zespole 5,

- Ma konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych".

Opłata podstawowa w przypadku leasingu finansowego obejmuje część kapitałową i odsetkową. Część kapitałowa zmniejsza zobowiązanie wobec finansującego z tytułu leasingu, a część odsetkowa obciąża koszty finansowe korzystającego. Zasadniczo opłatę wstępną i końcową zalicza się w całości do części kapitałowej. Jeżeli leasing zarówno podatkowo, jak i księgowo jest umową leasingu finansowego, to na ogół finansujący osobno wykazuje na fakturze część kapitałową i odsetkową opłaty podstawowej. Gdy leasing jest podatkowo operacyjny, a księgowo finansowy, to zazwyczaj finansujący, ze względu na przepisy o podatku dochodowym i o VAT, fakturuje opłatę podstawową w jednej pozycji (kwocie). Wtedy korzystający sam dzieli opłatę podstawową na część kapitałową i odsetkową. Mowa o tym w pkt 7.4 KSR nr 5. Opłatę podstawową na część kapitałową i odsetkową można podzielić stosując metodę wewnętrznej stopy zwrotu, np. IRR, lub skorzystać z uproszczonych sposobów zaproponowanych w rozdziale XIII KSR nr 5. Opis stosowanej metody należy zamieścić w zasadach (polityce) rachunkowości.

Ewidencja opłat z tytułu umowy stanowiącej leasing finansowy zarówno księgowo, jak i podatkowo może przebiegać w sposób zaprezentowany w ramce. Natomiast fakturę za opłatę z tytułu umowy leasingu finansowego dla celów bilansowych, która podatkowo stanowi leasing operacyjny, można ująć w księgach następująco:

a) wartość brutto zobowiązania

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z leasingodawcą - bieżące),

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30,

c) opłata leasingowa netto

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie opłat leasingowych),

- Ma konto 30,

d) zarachowanie części kapitałowej

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z leasingodawcą - z tytułu przedmiotu leasingu),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie opłat leasingowych),

e) zarachowanie części odsetkowej

- Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie opłat leasingowych).

Ze względu na odmienne zakwalifikowanie umowy leasingu dla celów podatkowych (leasing operacyjny) i bilansowych (leasing finansowy) powstaną różnice przejściowe. Zatem jednostki będące podatnikami pdop mogą być zobowiązane do ustalenia na dzień bilansowy odroczonego podatku dochodowego z tego tytułu, o ile nie korzystają z uproszczenia, o którym mowa w art. 37 ust. 10 i 11 ustawy o rachunkowości i nie ustalają wcale podatku odroczonego.

Leasing operacyjny

W księgach rachunkowych korzystającego opłaty z tytułu umowy leasingu operacyjnego, tj. za zawarcie umowy, wstępna oraz opłaty podstawowe, odnosi się w jednostkach sporządzających porównawczy rachunek zysków i strat w ciężar kosztów działalności operacyjnej jako usługi obce lub pozostałych kosztów operacyjnych. Z kolei podmioty stosujące kalkulacyjny rachunek zysków i strat, wydatki na ten cel zaliczają do kosztów wytworzenia, ogólnego zarządu lub sprzedaży bądź do kosztów pozostałej działalności operacyjnej. Opłaty dotyczące leasingu operacyjnego generalnie rozlicza się przez okres trwania umowy metodą liniową i obciąża nimi równomiernie, w jednakowej wysokości, koszty poszczególnych miesięcy lub kwartałów objętych okresem leasingu, co może wymagać dokonywania czynnych lub biernych rozliczeń międzyokresowych. Jeżeli jednak inny sposób rozłożenia opłat z tytułu leasingu lepiej odzwierciedla rozkład w okresie leasingu korzyści czerpanych przez korzystającego z przedmiotu umowy lub różnice w wysokości opłat nie wpływają istotnie na koszty, to może on być także stosowany. Tak określa pkt 5.1 KSR nr 5.

W księgach rachunkowych korzystającego fakturę za miesięczne opłaty leasingowe dotyczące umowy leasingu operacyjnego można ująć zapisem:

a) wartość brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30,

c) wartość netto

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce) lub konto w zespole 5 albo konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 30.

W przypadku leasingu operacyjnego wskazane jest, aby korzystający ujął przedmiot leasingu w ewidencji pozabilansowej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351)